Перфектният официален имейл

Перфектният официален имейл

На всеки (почти) се налага да пише имейли в официална форма ежедневно. Много често писмата трябва да са на английски. Днес ви показваме общовалидни правила и съвети, които могат да ви послужат както за мейли на английски, така и на български.

Важно е да се придържаме към структурата на официалния имейл, а именно:

  • Използваме една или две ключови думи за поле „Относно“, за да е ясно за какво става въпрос в имейла и за да привлечем вниманието на получателя;
  • Започваме с подходящо обръщение във формална форма

Dear Firstname Lastname

Dear Mr./Ms. Lastname

Dear Mr./Ms. Firstname Lastname

Dear Dr. Lastname

Dear Job title (Human Resources Director)

Ако не сме сигурни за името и позицията на отсрещната страна, можем да се обърнем по друг начин:

“To whom it may concern” or “Dear Sir/Madam”

  • Кратка интродукция 

В зависимост дали това е първи имейл:

My name is Mila Filipova. Currently, I am working as a HR manager in a Bulgarian IT company. 

Или е в отговор на друг имейл:

Thank you for your interest, my client would be more than happy to chat at the time you suggested.

Thank you for contacting TBC Company

Thank you for getting back to me

  • Излагаме защо пишем този мейл 

I’m writing to inquire about …

I am writing in reference to …

Не забравяйте, че трябва да сте кратки, точни и ясни. Никой не харесва прекалено дългите имейли, в които се изгубваш в информация, която дори не ти е нужна. Важно е да задържим вниманието на другата страна до края на писмото, а не да подейства като приспивателно. 🙂 Ако се налага да изложим по-голям обем информация, ви съветваме да я отделите в отделен файл, който да прикачите към имейла, за да изглежда прегледно и разбираемо.

  • „Опаковаме“ със завършващи изречения или с уговорка и подходящи фрази

В края на имейла е нужно да покажем уважение, да поставим въпроси (ако имаме такива), да дадем предложение как да се случи последваща комуникация или да отправим позитивно пожелание, което да звучи искрено, а не заучено.

I’ll look forward to discussing this with you further at 12 a.m. Thursday.

Please look over the presentation I’m attaching, and let me know what revisions or questions come to mind.

Your guidance has been extremely helpful and I look forward to being in touch.

Thank you for your patience and cooperation.

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.

I hope you will have a wonderful end of the week.

  • Завършваме с поздрав и „подпис“

Можете да използвате един от изброените поздрави, но подписът трябва да е лично ваш. Можете да създадете и запомните такъв в настройките на вашата поща. По този начин той ще излиза автоматично винаги в края на всеки мейл, който изпращате. Най-често се състои от две имена, заемана позиция и името на компанията. Понякога се добавят и графични допълнителни елементи, като лого на компанията, лога на партьори и т.н. Все по-често се добавят бутони с линк към профили в социални мрежи и снимка. Напомняме – не прекалявайте.

Sincerely,

Thanks again,

Appreciatively,

Best regards,

Respectfully,

Best wishes,

 

 

И не на последно място – имейлът трябва да е написан грамотно. Проверката не е срамна, минете през текста поне един – два пъти. Колкото и добре да е оформен, ако има правописни грешки или двусмислици ще създадете лошо впечатление. Опитвайте се да сте оригинални, но и стегнати в изказа си. Приятно писане!

 

 

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *